Kaj je PDF?

Kaj je PDF

Obliko dokumenta PDF (Portable Document Format) je v 90. letih prejšnjega stoletja razvilo podjetje Adobe. Želeli so razviti enotno obliko, ki bi delovala na enak način ne glede na delovno okolje – programsko opremo, operacijski sistem ali računalnik. Od takrat dalje nas te oblike dokumentov spremljajo na vsakem koraku, tako v fizični kot digitalni obliki.

S PDF-ji se je namreč začela velika sprememba, ki je digitalizirala papirno poslovanje, saj ta oblika zapisa omogoča ogled originalne datoteke neodvisno od nastavitev in operacijskega sistema, zajemanje dokumentov iz katere koli aplikacije, pošiljanje elektronskih različic ter ogled in tiskanje s katere koli naprave. Danes je PDF oblika zapisa, ki ji zaupajo podjetja po celem svetu. Če dokument shranite v obliki PDF, se shrani natančno tako, kot ste uredili prvotni dokument, saj PDF ohrani vse podatke in obliko originalnega dokumenta, tudi slike, preglednice, interaktivne vsebine, videoposnetke itd. PDF omogoča tudi zelo dobro zaščito dokumentov, kar je še zlasti pomembno pri elektronskem poslovanju. Dokumente PDF lahko zaščitite z geslom, da nepooblaščene osebe ne morejo kopirati ali urejati datotek. Lahko tudi pobrišete občutljive ali poiščete in odstranite skrite podatke. Omogočeno je tudi elektronsko podpisovanje PDF-jev z uporabo različnih orodij in mobilnih aplikacij. Datoteke PDF najpogosteje uporabljamo za dokumente, kot so uporabniški priročniki, navodila, e-knjige, obrazci, skenirani dokumenti itd. Prisotni so povsod tako v zasebnem kot poslovnem svetu, kjer pa nam žal lahko povzročajo tudi različne težave. Kako odpreti, urediti, ustvariti, pretvoriti v drugo obliko ali prevesti datoteko PDF in katera orodja za to so na voljo, lahko predstavlja izziv, zlasti če imate veliko opravka s PDF-ji. V nadaljevanju si lahko preberete več o teh izzivih in rešitvah, ki obstajajo.

Kaj ni PDF

PDF zagotovo ni oblika zapisa dokumentov, ki bi bila namenjena urejanju besedila, kot je to na primer obilka .docx, ki jo lahko zlahka urejamo v programu Word ali ustreznem združljivem programu. Žal to ni splošno znano in se mnogi pogumno lotevajo neposrednega urejanja besedil v datoteki PDF, še raje pa se pripeti, da to naročijo komu drugemu, da se potem muči s tem.

Na srečo pa ni vse tako črno, obstajajo rešitve in orodja, ki lahko pri tem pomagajo.

Ključne besede: PDF, datoteka, format, oblika dokumentov, digitalizacija poslovanja, brezpapirno poslovanje, varnost, tiskanje